«Автоматизация менеджмента»

Автоматический менеджер для стоматологической клиники

АМ – Стоматология

Версия 2.2.

Руководство пользователя

2010 год

Содержание

1 Введение 

2 Назначение и область применения 

3 Основные функции системы 

4 Регистрация и настройка программы 

4.1 Настройка названия и реквизитов клиники 

4.2 Картотека сотрудников 

4.3 Справочник диагнозов 

4.4 Справочник услуг 

4.5 Ведение прайс-листа 

4.6 Настройка расписания 

5 Регистратура 

5.1 Расписание работы врача 

5.2 Запись пациентов на прием 

5.2.1 Основной режим записи пациента на прием 

5.2.2 Режим записи пациента на прием «Свободное время врачей» 

5.3 Медицинская карта пациента 

5.4 Ведение картотеки пациентов 

5.5 Заключение договоров 

5.6 Печать титульной страницы мед.карты 

5.7 Расчеты с пациентом 

5.8 Скидки пациенту 

5.9 История посещений и лечения

5.10 История отказов (после записи) 

5.11 Формирование отдаленных назначений 

5.12 Регистратура в «одном окне» 

5.13 Оперативная корректировка расписания 

5.14 Контроль загрузки стоматологических кресел 

6 Рабочее место врача 

6.1 Настройка справочников 

6.2 Запись пациента на прием к врачу 

6.3 Медицинская карта стоматологического больного 

6.4 Первичное обследование 

6.5 Описание зуба (поверхности) 

6.6 Составление плана лечения по отдельному зубу 

6.7 План лечения общий 

6.8 Хранение снимков и фотографий в карте пациента 

6.9 Журнал назначений врача 

7 Работа со страховыми компаниями 

7.1 Описание страховых компаний 

7.2 Описание страховых полисов пациентов 

7.3 Учет страховых полисов при лечении пациента 

7.4 Формирование счетов для выставления страховой компании 

7.5 Просмотр счетов 

8 Кассовая книга 

9 Учет работы нескольких филиалов 

10 Отчетность и анализ работы клиники 

11 Дополнительные возможности 

11.1 Внутренняя электронная почта 

11.2 Телефонный справочник 

11.3 Оповещения 

11.3.1 Оповещения о днях рождения пациентов 

11.3.2 Оповещения о сроке приема пациента 

11.3.3 Оповещения о сроке выполнения назначения пациенту 

Введение

Вопросы повышения эффективности стоматологических организаций постоянно находятся в центре внимания их руководителей и владельцев. В настоящее время стоматологический рынок, особенно с учетом кризисных явлений в экономике, в количественном росте практически остановился и дальнейшее развитие (а иногда и выживание) клиник во многом будет определяться качеством их менеджмента, в чем не последнюю роль играет компьютеризация, а именно, системы управления клиниками.

Учитывая также принятые в России в 2009 году на государственном уровне стандарты и регламенты, снимающие многие ограничения и прямо разрешающие использование электронных историй болезни, можно ожидать, что интерес стоматологических клиник к внедрению компьютерных управленческих программ также будет только усиливаться.

Система «АМ-Стоматология» обеспечивает повышение эффективности работы стоматологических кабинетов и клиник за счет автоматизации менеджерской деятельности администраторов, врачей и руководства.

Использование системы позволит усовершенствовать внутренние процессы работы клиники, повысить качество медицинского обслуживания, добиться улучшений в привлечении и удержании пациентов, повысить общую эффективность Вашего стоматологического бизнеса.

В данном документе приводится описание применения системы «АМ-Стоматология» для использования в работе администратора (регистратора), врача, кассира, бухгалтера и руководства клиники.

Назначение и область применения

Система «АМ-Стоматология» предназначена для автоматизации управления стоматологическими организациями и выпускается в виде комплекса программ, состоящего из однопользовательской версии для Регистратуры, (АМ-Стоматология–Р) однопользовательской полной версии (АМ-Стоматология–Б) и многопользовательской (сетевой) полной версии (АМ-Стоматология–С).

Программа «АМ-Стоматология–Р» предназначена для автоматизации работы регистратуры (составление и ведение расписания работы клиники, запись на прием, ведение электронной картотеки пациентов, напоминания и приглашения и т.д.).

Программа «АМ-Стоматология–Б» предназначена для автоматизации работы регистратуры и информационной поддержки работы врача (диагностика, составление плана лечения, выполнение плана лечения, ведение электронного дневника врача и электронной истории болезни и т.д.).

Программа «АМ-Стоматология–С» предназначена для автоматизации работы регистратуры и информационной поддержки одновременной работы врачей, кассы, бухгалтерии и руководства в локальной сети в составе некоторого множества автоматизированных рабочих мест.

Система «АМ-Стоматология» может быть использована в режиме однопользовательской работы в небольших стоматологических организациях, а в сетевом варианте – для крупных клиник, с поддержкой большого числа пользователей, включая руководителя клиники, мед.регистраторов, врачей и других лиц, причастных к работе клиники.

Для работы однопользовательской версии требуется компьютер с оперативной памятью не менее 1 Гб и местом на дисковом накопителе не менее 10 Гб. Для работы сетевой версии требуется локальная сеть, сервер с оперативной памятью не менее 2 Гб, местом на дисковом накопителе не менее 50 Гб, АРМ с оперативной памятью не менее 1 Гб и местом на дисковом накопителе не менее 10 Гб, СУБД MS SQL 2000/2005/2008.

Основные функции системы

Программа автоматизирует основные бизнес-процессы работы стоматологической клиники:

  1. Автоматизация работы регистратуры.

Регистратору (администратору) программа позволит:

  • составить и при необходимости быстро скорректировать расписание работы клиники на неделю, месяц или другой период
  • распечатать расписание приема по все врачам или индивидуально по каждому врачу за интересующий период
  • записать пациента на прием (встроен удобный поиск свободного времени врача) и сформировать карточку на нового пациента
  • создавать, накапливать и хранить электронные карточки в базе данных пациентов, быстро найти карточку существующего пациента
  • вести учет посещений и оказанных услуг по лечению пациента, контролировать посещения клиники с формированием «списка отказов»
  • рассчитать стоимость услуг и сформировать квитанцию на оплату, вести контроль  расчетов с пациентами с автоматической поддержкой  балансов  по каждому  пациенту
  • устанавливать дату следующего приема,  в т.ч. отдаленного, с автоматическим контролем  этого назначения и своевременным напоминанием о нем
  • вести внутренние электронные журналы с автоматическим формированием и доведением до абонентов поручений, уведомлений и напоминаний
  • формировать и поддерживать в актуальном состоянии клиентскую базу клиники, телефонный справочник пациентов, а также контрагентов с указанием контактных лиц
  1. Автоматизация работы врача.

    Врачу программа позволит выполнять следующие действия:

  • просматривать  расписание приемов пациентов на текущий день или любой другой день или период
  • вести медицинскую карту стоматологического больного по форме 043/у, выбирать и устанавливать из справочника диагнозы по данному пациенту
  • описывать подлежащие лечению зубы с помощью совокупности характеристик (состояние, диагноз, жалобы, результаты внешнего осмотра и т.д.)
  • подготовить план лечения пациента, согласовать и, при необходимости, скорректировать и распечатать план лечения
  • вести электронную историю болезни пациента, накапливать в ней снимки и рентгенограммы, осуществлять поиск в картотеке и просматривать содержимое карточки пациента
  • просматривать и анализировать предыдущие этапы лечения, назначать и контролировать период следующего приема пациентов
  1. Автоматизация работы руководителя.

    Для руководства,  а также для административно – управленческого персонала  стоматологической организации программа позволяет:

  • получать данные о поступлении оплаты за лечение и контролировать взаиморасчеты, как по наличной, так и безналичной форме оплаты на любой момент времени
  • устанавливать и использовать в работе прейскуранты на различные виды оказываемых медицинских услуг
  • проводить кассовые операции, просматривать кассовую книгу с отображением оборотов за период
  • печатать кассовые документы (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер)
  • получать отчеты о работе клиники и отдельных врачей за любой период, а также  отчеты о состоянии расчетов с пациентами и контрагентами
  • формировать отчеты о первичных и постоянных пациентах, отчеты по выбранному виду услуг, по различным диагнозам и т.д.
  • вести кадровую информацию стоматологической организации с помощью картотеки врачей и других сотрудников  с указанием специализации и компетенций
  • автоматически формировать учетную карточку каждого сотрудника по унифицированной форме Т-2

    Для выхода из окна настроек следует нажать на кнопку «Выход»

    Чтобы открыть форму для заполнения данных о клинике, нужно выбрать раздел «Организация»

    Кнопка «Добавить» добавит новую строку для ввода банковских реквизитов

    Кнопка «Добавить» поможет выбрать банк из справочника банков или позволит ввести новое наименование банка

    Если в списке банков нет нужного названия банка, то необходимо нажать на кнопку «Добавить» – откроется окно вода реквизитов банка в справочник банков системы

    Если банк есть в списке, нужно нажать на его название

    список видов отпусков, список рабочих территорий (кабинетов), список видов образований, список ученых степеней.

    Для того чтобы заполнить это поле, нужно предварительно настроить «Справочник рабочих территорий» (Справочники/Справочники для ведения информации о сотрудниках/Список рабочих территорий)

    Для того чтобы заполнить это поле, нужно предварительно заполнить Справочник ученых степеней

    Добавить подчиненную запись (2-й уровень)

    Добавить новый диагноз (1-й уровень)

    Для добавления нового шаблона расписания нажать кнопку «Добавить»

    В появившемся окне следует ввести наименование шаблона ().

    Выбрать дни (или четные/нечетные, или дни недели)

    Установить временной период для шаблона

    Установить период для шаблона

    Закрепить расписание за врачом (или группой врачей)

    Выбрать шаблон расписания

    Выбрать врача

    Для создания сложных расписаний (врач работает в разные смены, на разных территориях и т.д.) в системе предусмотрена возможность настройки цикличного расписания.

    Цикличное расписание работает следующим образом:

    В таблице указывается произвольное количество строк, соответствующих одному циклу расписания. Начиная с первого дня действия данного расписания, система определяет режим работы врача в соответствии с днем данного цикла. После прохождения всех дней цикла начинается новый цикл работы врача.

    Каждый день цикла (строка таблицы) описывается следующим набором параметров: Номер дня (порядковый номер), признак рабочего или выходного дня, время работы (с … до …), перерыв (с … до …), кресло.

    В этом случае настройка расписания будет выглядеть следующим образом:

    Примечание 1: Если в настройке расписания заполнена таблица «Цикличное расписание», тогда остальные параметры расписания, за исключением периода действия расписания, не учитываются.

    Примечание 2: Если в настройке расписания заполнены поля из групп «Первая неделя» и (или) «Вторая неделя» и установлен признак «Четные дни» или «Нечетные дни», тогда система сформирует расписание на указанные дни недели с учетом четности/нечетности дней.

    посмотреть расписание работы врачей, и позволяет выполнить следующие действия:

    Программа позволяет просмотреть и распечатать расписание приема по всем врачам или индивидуально по каждому врачу за интересующий период

    Просмотреть расписание работы врача можно двумя способами:

    Для просмотра расписания работы врачей клиники нужно выбрать пункт меню «Пациент/Расписание приема пациентов».

    В этом окне желтым цветом отмечены поля свободного времени, красным – запись, зеленым – пациент на лечении, серым, лечение выполнено.

    Просмотреть расписание работы врача можно также и в форме «Регистратура», предназначенной для записи пациентов на прием. Для работы с этой формой нужно выбрать пункт меню «Пациент / Регистратура» (3).

    Для выбора врача нажать кнопку «Добавить»

    Далее устанавливается период вывода расписания в поле «Дата лечения» («с» и «по»), после чего нажимается кнопка «Найти свободных врачей».

    Откроется окно выбора врача ().

    После выбора врача нажать кнопку «Подтвердить»

    Кнопка «Фильтр» для задания периода

    Вывод расписания в Excel для печати

    Кнопка «Удалить» очистит поле

    Для записи пациента необходимо в полях фильтра в верхней части экрана выбрать дату лечения и пациента и нажать кнопку «Обновить». Таблица, расположенная ниже, наполнится расписанием работы врачей на указанную дату.

    Примечание 1: Если Вы хотите, чтобы расписание всегда наполнялось на сегодняшний день, отметьте поле «Сегодня», если же Вы хотите выбрать другую дату, уберите «галочку» в поле «Сегодня».

    Примечание 2: Если в Вашей клинике несколько филиалов ил Вы ведете учет загрузки стоматологических кресел, можно также в качестве дополнительного фильтра указать территорию и кресло в одноименных полях.

    Удалить пациента из этого поля

    Выбрать пациента из списка

    Открыть карточку пациента

    Добавить нового пациента

    Поле поиска пациента.

    Нужно вписать фамилию пациента, и нажать кнопку «Найти»

    Можно записать контактный телефон

    Необходимо внести ФИО пациента и нажать на кнопку «Подтвердить».

    Для этого в окне «Регистратура» нужно установить курсор в поле «Дата лечения» и поставить галочки щелчками мыши в поле «с» и «по». После этого поля открываются для редактирования. Даты начала и окончания поиска можно внести как от руки, так и выбрав из календаря (). Для открытия календаря нужно нажать на кнопку со стрелкой вниз.

    Выбрать дату из календаря

    Нажать на эту кнопку для открытия календаря

    Внести дату от руки

    если пациент просит записать его конкретному врачу, в поле «Врач» выбрать врача;

    (если же пациенту не важно, к какому врачу записываться, то это поле заполнять не нужно);

    выбрать период для записи (можно задать текущий день, неделю, месяц и т.п.);

    задать длительность приема в поле «Продолжительность лечения, мин», в зависимости от предполагаемой цели посещения;

    выбрать удобный для пациента промежуток времени в поле «Удобное время лечения»;

    нажать кнопку «найти свободных врачей». Программа сформирует список «Свободное время врача (врачей), которое отобразится в левой и в правой части окна «Регистратура»;

    в поле «Свободные врачи», выбрать поле с врачом и началом времени приема;

    нажать на кнопку «Запись».

    Нажать на кнопку «Подтвердить»

    Выбрать период для просмотра расписания

Регистрация и настройка программы

После запуска АМ-стоматология появляется окно регистрации (). Для регистрации системы необходимо выслать ключ регистрации из поля «Ключ регистрации» на адрес info@auto-management.ru. После этого Вам будет выслан ключ активации, который необходимо вставить в поле «Ключ активации» и нажать кнопку Активировать.

Если Вы хотите продолжить работать с демо-версией системы, нажмите кнопку Демо.

Срок использования демо-версии истекает через месяц после установки системы.


Рисунок 4.1 — Окно регистрации

Настройки системы


Перед началом работы заполняются справочники:

Название и реквизиты организации;

Карточки сотрудников;

Справочник диагнозов;

Справочник услуг;

Шаблоны расписания.

Настройка названия и реквизитов клиники

Требуется заполнить наименование и реквизиты клиники для дальнейшего их отображения в документах (договорах, квитанциях, счетах и т.п.).

Для настройки названия и реквизитов клиники открывается меню «Сотрудники» или нажимается кнопка «Сотрудники» в пиктографическом меню ().



Рисунок 4.2 — Окно настроек реквизитов клиники и карточек сотрудников

После этого в верхней строке левой части окна выбирается запись «Стоматология», на нее устанавливается курсор, и в открывшуюся форму вносятся название клиники и реквизиты, в соответствии с названиями полей ().


Рисунок 4.3 — Окно настроек реквизитов клиники

Заполнение поля «Расчетный счет» производится нажатием на кнопку «Добавить», которая расположена в верхней части поля «Банковские реквизиты».

Выбор банка осуществляется нажатием на кнопку «Добавить», которая находится справа от строки с названием банка. В открывшемся окне следует выбрать банк из списка и нажать на кнопку «Подтвердить» в нижней части окна. Отменить действие можно, нажав на соответствующую кнопку ().

В случае отсутствия нужного названия банка в списке следует завести карточку нового банка, нажав на кнопку «Добавить» в левой верхней части окна выбора банков ().


Рисунок 4.4 — Окно выбора банка

В открывшемся окне следует ввести необходимые реквизиты и нажать на кнопку «Подтвердить» ().


Рисунок 4.5 — Создание записи о банке

Примечание. Можно ввести наименование банка и банковские реквизиты заранее в справочник банков, открыв меню «Справочники/Справочник банков» ().


Рисунок 4.6 — Меню справочника банков

Картотека сотрудников

Для формирования расписания необходимо заполнить личные карточки сотрудников. В карточки сотрудников можно также указать специализацию, компетенции, название и год окончания ВУЗа и другие сведения. По введенным данным программа автоматически сформирует Личную карточку сотрудника по форме Т-2 (унифицированная форма для учета кадров организации).

Для того, чтобы завести карточку сотрудника, нужно выбрать пункт меню «Сотрудники» или нажать кнопку «Сотрудники» в пиктографическом меню. Откроется соответствующая форма ().




Рисунок 4.7 — Персональные данные о сотруднике

По каждому сотруднику в ней на соответствующих вкладках вводятся личные данные: ФИО, адрес, паспортные данные, личные телефоны, фотография, специализация, достижения, № трудового договора, дата приема на работу, дата увольнения, данные об образовании (включая ученое звание, сертификацию и повышение квалификации), знание иностранных языков.

При заполнении данных на руководителя в поле «Признак руководителя» на первой закладке «Общие сведения» устанавливается флажок.

Некоторые данные о сотрудниках выбираются из списка. Для заполненного перечня списков необходимо заранее настроить справочники ведения информации о сотрудниках. Это можно сделать самостоятельно, открыв меню «Справочники / Справочники для ведения информации о сотрудниках» ():


Рисунок 4.8 — Справочник для ведения информации о сотрудниках

Так, например, для заполнения строки «Место работы» на вкладке «Трудовая деятельность» () необходимо заранее настроить Список рабочих территорий в указанном справочнике.



Рисунок 4.9 — Окно «Трудовая деятельность»

Для заполнения вкладки «Образование» () требуется заранее настроить Список ученых степеней справочника.



Рисунок 4.10 — Окно «Образование»


Рисунок 4.11 — Окно «Паспортные данные»

По введенным данным программа сформирует личную карточку сотрудника по форме Т-2 для кадрового учета. Для того, чтобы открыть и распечатать карточку, нужно нажать на стрелку рядом с кнопкой «Печать» на панели инструментов и нажать «Личная карточка работника».

Рисунок 4.12 — Для печати личной карточки сотрудника нажать кнопку «Печать»

Карточка сотрудника выводится в Word. Ее можно просмотреть и распечатать при необходимости.

Рисунок 4.13 — Фрагмент личной карточки для вывода на печать

Справочник диагнозов

Для выбора диагнозов в истории болезни пациента нужно заполнить справочник диагнозов. В программе можно заполнять многоуровневые справочники диагнозов. Можно вести как справочник по МКБ 10 так и другой, применяемый в клинике справочник диагнозов.

Система позволяет вести иерархические справочники диагнозов с возможностью их детального описания. Эту возможность системы в дальнейшем можно использовать как справочно-информационную, обучающую и т.п.

Для заполнения справочника выбирается меню программы «Справочники/Типовые диагнозы» ().


Рисунок 4.14 — Меню справочника «Типовые диагнозы»

Список диагнозов можно заполнить в программе в соответствии с международной классификацией болезней (МКБ 10) или любой другой классификацией.

По каждому диагнозу можно ввести подробное описание, включая: описание заболевания, клиническую картину, дифференциальную диагностику, виды лечения и т.п. (). Т.е., на этапе заполнения справочника диагнозов можно накопить полноценный справочный материал в электронном виде, который в дальнейшем можно использовать для обучения молодых специалистов, составления справочных пособий, монографий и т.п.


Рисунок 4.15 — Справочник «Типовые диагнозы»

Заполнить справочник можно двумя способами.

1-й способ: выбрать кнопку «Добавить» на панели инструментов, и из выпадающего списка выбрать «Добавить в корень» – тогда добавится новая запись первого уровня (основной раздел), а нажатие кнопки «Добавить» позволит внутри нового раздела добавить новую запись второго уровня, т.е. подраздела и т.д. () Например, если нужно ввести в программу раздел «Терапия» – это будет запись первого уровня, ее нужно добавить в корень, а подраздел «Кариес» – запись 2-го уровня и т.д.



Рисунок 4.16 — Добавить новый диагноз (1-й способ)

2-й способ. Ввести запись первого уровня – основной раздел (Терапия, Хирургия, ортодонтия, Ортопедия и т.п.). Далее установить курсор на этой записи, нажать правую кнопку мыши и из выпадающего списка выбрать «Добавить» – если нужно добавить запись второго уровня (подчиненную текущей), или «Добавить в корень» – если нужно добавить запись 1-го уровня ().


Рисунок 4.17 — Добавить новый диагноз (2-й способ)

Откроется форма «Создание нового диагноза» (). В ней необходимо заполнить соответствующее наименование и нажать кнопку «Подтвердить».


Рисунок 4.18 — Создание новой записи диагноза

В поле «Описание» можно внести описание диагноза, методы лечения и любую другую информацию, касающуюся диагноза (). Эту информацию в дальнейшем можно использовать как справочно-информационную.


Рисунок 4.19 — Описание диагноза

Справочник услуг

Система позволяет вести иерархические справочники услуг с возможностью их детального описания, включая используемые методики, материалы и инструменты, способы и методы лечения. Эту информацию также можно в дальнейшем использовать как справочно-информационную.

Справочник услуг нужно формировать в соответствии с прейскурантом цен клиники, т.к. после заполнения данного справочника автоматически сформируется прайс-лист (прайс-листы) клиники. Программа поддерживает возможность ведения нескольких прайс-листов.

Справочник услуг заполняется аналогично справочнику диагнозов.

Для открытия справочника выбирается пункт меню «Справочники / Перечень услуг» ().


Рисунок 4.20 — Перечень услуг

Услуги вводятся так же, как и диагнозы. Но здесь нужно также указывать стоимость услуги (по прайс-листу клиники) ().


Рисунок 4.21 — Описание услуги

 

Ведение прайс-листа

Для заполнения прайс-листа нужно заполнить справочник услуг. Прайс-лист можно вывести в MS Word и распечатать. Для этого необходимо выбрать одну из услуг в справочнике услуг и нажать кнопку «Печать» в панели инструментов справочника. В MS Word будет сформирован прейскурант по шаблону ().



Рисунок 4.22 — Прейскурант

Настройка расписания

Система позволяет гибко и быстро настраивать любые шаблоны расписаний для дальнейшей привязки их к работе врача или группе врачей. При настройке шаблонов используется учет рабочих, выходных и праздничных дней с настраиваемым интервалом приема пациентов (15 – минутные или другие интервалы).

Для формирования шаблона выбирается пункт меню «Настройки / Настройки расписания».

Для настройки шаблона расписания заводится запись с названием расписания. Для того, чтобы завести новую запись, нужно нажать кнопку «Добавить» в левом углу окна «Настройка расписаний» ().


Рисунок 4.23 — Добавление нового шаблона расписания


Рисунок 4.24 — Ввод наименования шаблона

Далее в правой части окна необходимо ввести все настройки для этого расписания: период действия расписания, рабочее время шаблона, перерыв (если нужно), выбрать дни (четные, нечетные, дни недели – при выборе дней недели обязательно заполнять две недели!). Далее следует нажать кнопку «Сформировать шаблон расписания».

К сформированному шаблону потом можно присоединить врача (или группу врачей), выбрав их из списка врачей, который находится в нижней части окна в поле «Врачи» ().


Рисунок 4.25 — Настройка шаблонов расписания


Составление расписания работы врачей

Система позволяет составлять расписание работы врача или группы врачей на сутки, неделю, месяц и т.д. Причем выполнить это можно как по уже сформированным шаблонам, так и составить индивидуальное расписание врача, не привязываясь к шаблонам. Можно производить оперативную корректировку расписания. Расписание работы врачей можно распечатать (как индивидуально по каждому врачу, так и по всем врачам за любой, выбранный промежуток времени).

Для составления расписания врача выбирается пункт меню: «Настройки/Настройки расписания».

В поле «Врачи» выбирается врач (нужно установить галочку слева от его имени), выбирается заранее составленный шаблон расписания, или составляется новый шаблон, далее нажатием кнопки «Применить шаблон расписания к выбранным врачам» формируется расписание (). Таким образом, можно одновременно составить расписание на нескольких врачей, работающих по одному графику.


Рисунок 4.26 — Настройка расписания врача (врачей)

 

Создание сложных расписаний

Пример:

Врач работает 1-ый день (понедельник) в первую смену (с 8:00 до 14:00) в филиале 1 в кресле 1.1,

2-ой день (вторник) – во вторую смену (с 15:00 до 21:00) в филиале 2 в кресле 2.1,

3-7 дни (среда – воскресенье) – отдыхает.

Рисунок 4.27 — Настройка цикличного расписания

Период расписания в этом случае должен начинаться с понедельника.

Если в расписании указывается Филиал и Кресло для врача, а также Филиал и Кресло в настройке цикла расписания, система берет те Филиал и Кресло, которые указаны для врача.

Регистратура

После заполнения всех справочников можно приступать к работе регистратуры.

Форма «Регистратура» состоит из двух закладок – «Регистратура» и «Расписание».

В форме «Регистратура» можно записать пациента на прием к врачу, сформировать карточку новому пациенту, отметить статус прихода пациента «запись», «на лечении», «не пришел на лечение».

А в форме «Расписание» можно увидеть запись пациентов на выбранную дату и установив курсор на запись, составить план лечения (не входя в мед.карту), отметить выполненное лечение и принять оплату за лечение.

 

Расписание работы врача

Просмотр расписания работы врача – Способ 1

Рисунок 5.1 — Открытие окна «Расписание приема пациентов»

Откроется окно просмотра расписания врачей, где в левом поле можно выбрать дату, а в правом просмотреть расписание работы всех врачей на указанный день.

Рисунок 5.2 — Окно «Расписание на день»

Просмотр расписания работы врача – Способ 2


Рисунок 5.3 — Открытие окна «Регистратура»

Для вывода на экран расписания работы врача в поле «Врач» нужно нажать кнопку «Добавить», после чего в открывшемся окне выбрать врача и нажать на кнопку «Подтвердить» ().


Рисунок 5.4 — Окно «Регистратура»


Рисунок 5.5 — Окно выбора врача из списка

В правой части окна появится расписание выбранного врача за выбранный период. Период можно откорректировать, нажав на кнопку «Фильтр» и установив нужный период ().


Рисунок 5.6 — Расписание работы врача

Для вывода на экран расписания всех врачей за период, поле «Врач» должно оставаться пустым. Чтобы удалить из этого поля врача, нужно нажать на кнопку «Удалить», находящуюся справа от поля «Врач» ().



Рисунок 5.7 — Очистка поля «Врач»

После этого нужно установить период и нажать кнопку «Найти свободных врачей».

 

Рисунок 5.8 — Вывод на экран расписания работы врача (врачей)

Для того чтобы распечатать расписание, нужно вывести его в Excel, нажав на соответствующую кнопку . В результате откроется форма (), которую можно распечатать как стандартный документ Excel.



Рисунок 5.9 — Форма «Расписание работы врача» для печати

Можно также вывести на печать расписание приема всех врачей за любой период времени.

Рисунок 5.10 — Форма «Расписание работы врачей» для печати

Запись пациентов на прием

Система позволяет быстро записать пациента на прием (встроен удобный поиск свободного времени врача) и сформировать карточку на нового пациента

Основной режим записи пациента на прием

Для записи пациента на прием необходимо запустить задачу «Регистратура» из меню «Пациент / Регистратура» ().


Рисунок 5.11 — Открытие пункта меню «Регистратура»

В результате откроется соответствующая форма ().


Рисунок 5.12 — «Регистратура»

Запись пациента

Ячейки таблицы расписания работы врачей раскрашиваются в различные цвета в зависимости от состояния расписания работы врачей в тот или иной промежуток времени. Желтым цветом отмечается свободное время врачей, красным – запись пациентов на прием к врачу, зеленым – состояние, когда пациент пришел на прием и находится на лечении, серым – выполненное лечение.

Чтобы записать нового пациента на прием, нужно выбрать свободное время, щелкнув по нему мышкой, нажать правую кнопку мыши и выбрать из выпадающего списка «Запись» (). Если Вам нужно записать на 2 или более промежутков, необходимо выбрать свободное время в расписании (желтые ячейки), нажать кнопку «Ctrl» на клавиатуре, и не отпуская ее, мышкой выделить необходимое количество ячеек. После этого нажать правую кнопку мыши на выделенных ячейках (отпустив при этом кнопку «Ctrl») и выбрать «Запись».

Примечание: Если пациент пришел на прием без предварительной записи, тогда в выпадающем списке можно сразу выбирать пункт «На лечении».


Рисунок 5.13 — Запись пациента на прием к врачу

Отмена записи пациента

Если Вам нужно отменить прием пациента, нужно установить курсор на ячейку с записью пациента в расписании, щелкнув по ней мышью, нажать правую кнопку мыши и выбрать «Отмена лечения».

Отказ пациента от приема (формирование истории отказов)

Программа дает уникальную возможность вести список отказов пациента от приема с возможностью фиксировать причины отказа (). Для того, чтобы формировать такие списки, нужно выполнить следующее: при отказе пациента от приема, установить курсор на записи пациента, нажать правую кнопку мыши и выбрать «Отказ от лечения».

Примечание: «Отмена лечения» – это когда Вы ошибочно внесли запись. Отмена не попадает в историю отказов пациента, а «Отказ от лечения» формирует историю отказов пациента, которую можно просматривать для выявления недобросовестных пациентов, которые записываются на прием, а в последний момент отказываются от него.


Рисунок 5.14 — Список отказов пациента от приема

Прием пациента

Когда пациент придет на прием, нужно установить курсор на его квадрат с его записью, нажать правую кнопку мыши и выбрать «На лечении». В нижней части экрана появится форма для указания выполненных услуг ().


Рисунок 5.15 —Запись пациента на прием

Для указания выполненного лечения необходимо нажать кнопку «Добавить» в таблице «Выполненное лечение» и из появившегося списка услуг, выбрать выполненные. По умолчанию программа установит в поле «кол-во» цифру 1, но ее можно изменить от руки при необходимости. Также здесь можно установить скидку, которая будет действовать только на этот этап лечения – поле «Установить скидку» в правом нижнем углу она.

Для формирования квитанции нужно нажать кнопку «Лечение выполнено» в правом нижнем углу окна, программа сформирует квитанцию на оплату, которую можно увидеть в поле «Платежи» после оплаты нажать кнопку «Оплачено».

Рисунок 5.16 —Оплата

Для вывода квитанции на оплату нужно нажать кнопку «Печать квитанции». Программа выведет квитанцию в Word для печати ().


Рисунок 5.17 —Квитанция на оплату

Режим записи пациента на прием «Свободное время врачей»

Выбор пациента и формирование карточки нового пациента

Для записи пациента на прием нужно найти его карточку или завести новую. Для записи пациента на прием в режиме «Свободное время врачей» выбирается пункт меню «Пациент / Регистратура» () и в появившемся окне выбирается закладка «Свободное время врачей».


Рисунок 5.18 — Открытие пункта меню «Регистратура»

В результате открывается соответствующая форма ().


Рисунок 5.19 — Окно «Регистратура»

В поле «Пациент» выбирается пациент. Для выбора пациента нужно нажать на кнопку «Добавить» – откроется окно со списком пациентов (Рисунок 5.20).



Рисунок 5.20 — Окно «Выбор пациента»

В поле поиска нужно вводится фамилия пациента или первые буквы фамилии, после чего нужно нажать кнопку «Найти». Программа быстро найдет нужную фамилию, если карточка на этого пациента уже была заведена.

Если же это первичный пациент, то в списках он найден не будет, и на него нужно будет завести новую карточку. Для этого нажимается кнопка «Добавить нового пациента», после чего заполняется карточка нового пациента. Для начала достаточно внести только фамилию и имя пациента в поле ФИО, после чего нажать кнопку «Подтвердить» ().


Рисунок 5.21 — Окно «Карточка пациента»

После заведения карточки ФИО пациента появится в списке пациентов, и, по умолчанию, курсор будет установлен на его фамилии, после чего следует нажать на кнопку «Подтвердить» ().


Рисунок 5.22 — Окно «Список пациентов»

Поиск свободного времени врача (врачей) в расписании

После выбора пациента нужно найти свободное время в расписании конкретного врача или всех врачей.


Рисунок 5.23 — Выбор периода для записи

Затем можно открыть расписание по врачу (врачам) на текущий день, неделю и т.п., выбрать длительность приема в поле «Продолжительность лечения, мин» (в зависимости от того, записывается ли пациент на консультацию или на лечение) ().


Рисунок 5.24 — Выбор периода для записи

Для записи пациента нужно выполнить следующие шаги:

Программа запишет пациента на заданное время, и автоматически отнимет это время из свободного промежутка времени у врача.

В правой части окна при этом можно посмотреть состояние расписания по всем врачам или по заданному врачу.

Поддержка расписания в актуальном состоянии

Система позволяет удобно и наглядно отображать расписание приема по каждому врачу и по всем врачам в целом за выбранный промежуток времени.

Отображение информации по пациенту включает: записан, не явился, на лечении, оплаты и долги и др. Есть возможность быстрого поиска ранних посещений.

В правой части окна «Регистратура» можно просматривать расписание за любой период времени. Для выбора периода нужно нажать на кнопку «Фильтр». Откроется окно задания периода для просмотра расписания. Необходимо выбрать нужный временной период и нажать на кнопку «Подтвердить» ().



Рисунок 5.25 — Выбор периода расписания для просмотра

После этого в окне «Расписание приема пациентов» следует нажать на кнопку «Обновить» на панели инструментов окна ().



Рисунок 5.26 — Расписание приема пациентов

В окне «Расписание приема пациентов» регистратор может выполнить следующие операции:

  • записать пациента на прием к врачу (предварительно выбрать пациента и установить длительность приема в левой части окна;
  • отметить, когда пациент пройдет на лечение к врачу, нажав соответствующую кнопку рядом с фамилией пациента;
  • отметить, что лечение выполнено, нажав на соответствующую кнопку;
  • отметить когда лечение отменилось;
  • отметить отказ от лечения, когда пациент не пришел на прием, не предупредив об этом клинику. Такие пациенты автоматически попадают в «черный список», где всегда можно отследить «злостных отказников», которые занимают расписание и на прием не приходят. Эту информацию можно будет просмотреть при записи пациента на прием: при выборе пациента из списка можно будет посмотреть список его посещений и отказов и принять соответствующие меры для предотвращения «левых» записей.

Медицинская карта пациента

По введенным данным о пациенте, программа формирует медицинскую карту пациента по форме 043/у со сквозной нумерацией (). Карту можно распечатать и, при использовании однопользовательской версии (только у медрегистратора) передать врачу для дальнейшего заполнения, а при сетевой версии карту и дневник врача заполняет врач на своем рабочем месте.


Рисунок 5.27 — Медицинская карта пациента

Ведение картотеки пациентов

Система позволяет поддерживать в актуальном состоянии информацию в учетной карте пациента, назначать скидки по лечению, прикреплять пациентов к страховым компаниям, компаниям, оплачивающим лечение или другим контрагентам. Можно вести учет отказов по посещениям; записывать учетные карты в электронный архив, производить анализ посещений пациентом клиники.

По каждому пациенту заполняется карточка, в которую записываются личные данные о пациенте: ФИО, адрес, дата рождения, контактные телефоны. Здесь также можно разместить личную фотографию пациента, назначить скидку, которая будет распространяться на все его счета и т.д.

Для просмотра и редактирования карточки пациента, нужно выбрать пункт меню «Пациент/Регистратура/Пациенты стоматологии» ().


Рисунок 5.28 — Пункт меню «Пациенты стоматологии»

Откроется окно со списком пациентов. Выбрав из списка пациента в левой части окна, в правой части окна можно будет просмотреть и отредактировать информацию о нем в соответствующей карточке пациента ().


Рисунок 5.29 — Ведение картотеки пациентов

В этом окне можно указать личные данные о пациенте, источник информации о клинике, вставить фотографию пациента, сформировать дисконтную карточку, договор лечения, договор обследования, титульную страницу мед.карты.

 

Заключение договоров

Договора обследования и лечения можно сформировать в программе. Для этого достаточно ввести все сведения о пациенте в окно «Пациенты стоматологии / Общие сведения», далее нажать кнопку «Добавить договор», и затем нажать кнопку «Печать договора» ().


Рисунок 5.30 — Сформировать договор пациенту

В программе формируются стандартные формы договоров обследования и лечения.

Печать титульной страницы мед.карты

После того, как Вы заполнили личные сведения о пациенте, можно распечатать титульную страницу мед.карты. Для этого, нужно нажать кнопку «Печать» в левом верхнем углу окна «Пациенты стоматологии» ().


Рисунок 5.31 — Печать медицинской карты и других документов

Автоматически на пациента формируются также следующие документы¸ которые при необходимости можно распечатать и передать пациенту для подписи:

  • Информированное согласие на неотложное лечение
  • Информированное согласие на ортопедическое лечение
  • Информированное согласие на терапевтическое лечение
  • Памятка пациенту

    Для добавления скидки пациенту нужно нажать кнопку «Добавить», или встав в это поле нажать на правую кнопку мыши и выбрать «Добавить» из выпадающего списка

    Выбрать свободное время

    Выбрать пациента

    Выбрать «Запись»

    Выбрать врача

    Выбрать дату

    В системе предусмотрена задача «Оперативная корректировка расписания» ().

    Запуск задачи производится из главного меню «Пациент / Оперативная корректировка расписания».

    При запуске этой задачи в верхней части экрана располагается группа полей фильтра, в левой части таблицы – даты в соответствии с фильтром, а в шапке – список всех врачей клиники (независимо от филиала).

    В ячейках матрицы выдается наименование кресла, в котором работает сотрудник и соответствующий промежуток времени.

    Желтым цветом отображаются ячейки в соответствии настроенным расписанием врачей, малиновым – те дни ранее настроенного расписания, в которые врач не сможет работать по тем или иным причинам, серым – свободные дни.

    Если на одно и то же время в одно и то же кресло записано более одного врача, система перекрашивает соответствующие ячейки в красный цвет и указывает в них наименование расписания, в соответствии с которым сформирована данная ячейка ().

    При необходимости можно настроить расписание врача на свободный день, отредактировать расписание на любой день, а также указать, что день является выходным.

    Для этого необходимо выбрать нужную ячейку расписания, нажать правую кнопку «мыши» и в появившемся меню выбрать «Редактировать».

    Появится диалоговое окно для редактирования расписания врача на день ().

    Для анализа загруженности кресел предусмотрена задача «Контроль загрузки кресел» ().

    Запуск задачи производится из меню «Пациент / Контроль загрузки стоматологических кресел».

    При запуске этой задачи в верхней части экрана располагается группа полей фильтра, в левой части таблицы – список стоматологических кресел, а в шапке – даты в соответствии с фильтром.

    В ячейках матрицы выдается ФИО врачей и соответствующие промежутки времени.

    Если совокупная занятость кресла менее 8 часов, ячейка красится в желтый цвет, если больше 8 – в зеленый, а если кресло не занято – в серый.

Расчеты с пациентом

В программе можно сформировать и распечатать квитанцию на оплату за выполненные услуги.

Формирование квитанции на оплату

После того, как Вы составили план лечения и отметили выполненные услуги, в программе формируется квитанция на оплату. Распечатать ее можно из окна «Лечение пациентов». Открывается это окно следующим образом: нужно выбрать пункт меню «Пациент / Лечение пациентов» или открыть карту пациента из формы «Регистратура» (Расписание работы врача, расписание на день) в режиме «Справочника».

.

Рисунок 5.32 — Подготовка квитанции на оплату

Или можно войти в окно «Регистратура», выбрать пациент, щелкнув мышью в клеточке с записью пациента, в нижней части окна появится таблица «Выполненное лечение» – сюда попадают записи о выполненном лечении (если врач отметил в окне «План лечения» выполненные услуги). В этом окне нажать кнопку «Лечение выполнено», затем «Печать квитанции» ().


Рисунок 5.33 — Формирование квитанции на оплату

В этом окне также можно работать в режиме одного окна (без заполнения мед.карты), т.е. выбрать дату в поле «Дата», записать пациента на прием, отметить что пациент на лечении, в таблице «Выполненное лечение» нажать кнопку «Добавить», выбрать из появившегося справочника выполненные услуги, откорректировать кол-во, нажать кнопку «Выполнено»

Программа автоматически посчитает, сколько денег нужно внести. Если пациент оплатил больше или меньше этой суммы, то поле «Внесено наличными» можно отредактировать от руки. При этом программа автоматически посчитает сумму сдачи. Если нужно выдать сдачу пациенту, нажимается кнопка «Выдать сдачу», если же деньги планируется оставить на авансе, то эту кнопку нажимать не нужно. Если пациент оплачивает по кредитной карте, то это нужно отметить в поле «Оплачено кредитной картой». Таким образом, будут сформированы отчеты по оплате наличными и по оплате кредитными картами.

Для печати квитанции необходимо нажать кнопку «Печать квитанции». Квитанция выводится в MSWord, откуда ее можно распечатать ().


Рисунок 5.34 — Квитанция для печати

Формирование приходного кассового ордера

После того, как Вы нажали кнопку «Лечение выполнено» в окне «Регистратура» – в таблице «Платежи» этого окна (нижняя часть окна) автоматически заполняется строка об оплате, в которой Вы можете изменить сумму внесенных денег, распечатать приходный кассовый ордер (для этого надо нажать кнопку «Печать» таблицы «Платежи») и в появившемся меню выбрать пункт «Приходный кассовый ордер». Приходный кассовый ордер выводится в MS Word, откуда его можно распечатать ().

.


Рисунок 5.35 — Приходный кассовый ордер

Скидки пациенту

Для назначения скидки пациенту нужно открыть карточку пациента в разделе «Общие сведения».

Для добавления скидки нужно нажать кнопку «Добавить» раздела «Дисконтные карты», или встав в это поле, нажать на правую кнопку мыши и выбрать «Добавить» из выпадающего списка ().


Рисунок 5.36 — Назначение скидки пациенту

Откроется окно регистрации дисконтных карт ()


Рисунок 5.37 — Назначение скидки пациенту

В поле скидка вводится процент скидки, в поле «Дата начала действия скидки» проставляется галочка и устанавливается дата начала действия дисконтной карты. По умолчанию будет установлена текущая дата, при необходимости ее можно изменить. Далее скидку можно прикрепить к определенным услугам по прайс-листу. Для этого в поле «Услуги, на которые распространяется скидка» нужно нажать кнопку «Добавить» , в появившейся строке нажать кнопку «Добавить» , Откроется прайс-лист компании ().




Рисунок 5.38 — Выбор раздела услуг для скидки

В открывшемся окне можно выбрать как группу услуг, так и определенные услуги из групп, по которым назначается скидка данному пациенту ().


Рисунок 5.39 — Выбор услуг для скидки

Далее нужно нажать кнопку «Подтвердить». Скидки будут распространяться только на те виды услуг, которые будут однажды отмечены в этой форме.

Скидку пациенту можно ввести также в справочнике «Дисконтные карты» из меню «Настройка/Дисконтные карты» ().


Рисунок 5.40 — Запуск задачи «Дисконтные карты»

Откроется окно, в котром можно ввести сразу несколь дисконтных карт разным лицам или организациям ().


Рисунок 5.41 — Дисконтные карты

Для выдачи новой карты нужно нажать кнопку «Добавить» на панели инструментов (левая панель). Программа автоматически нумерует выданные дисконтные карты. Порядок нумерования можно задать самостоятельно – программа будет нумеровать по порядку, исходя из последнего введенного номера. Далее нужно выбрать организацию-воладельца (если скидка будет принадлежать какой-то организации, если карта выдается физическому лицу – это поле не заполняется). Указывается размер скидки, дата начала действия скидки, в нижней чапсти окна выбирается владелец карты из списка пациентов. Для этого надо нажать кнопку «Добавить» в нижней части окна и из появившегося списка пациентов выбрать нужную запись, или завести нового пациента, нажав на кнопку «Добавить». В правой части окна можно выделить услуги, на которые будет распространаяться скидка. Для этого нужно нажать кнопку «Добавить» в поле «Услуги, на которые распространяется скидка» .

К скидке можно прикрепить нескольких лиц (членов семьи, сотрудников одной компании), указав при этом владельца в поле «Владелец».

Разовые скидки можно заводить непосредственно в окне «Лечение» при составлении плана лечения пациента (описано в разделе «Составление плана лечения»).

История посещений и лечения

Все выполненное и оплаченное лечение переходит в закладку «Оплачено», где можно просмотреть все посещения пациента, когда ему оказывалось лечение.


Рисунок 5.42 — Выполненное и оплаченное лечение

В этом окне можно просмотреть каждый этап лечения. Для этого курсор устанавливается на интересующий этап и нажимается кнопка «Редактировать» .

Открывается окно выполненного этапа, в котором можно просмотреть записи по выполненному этапу лечения (без возможности редактирования!).


Рисунок 5.43 — Выполненное и оплаченное лечение – детализация

По проведенному этапу лечения можно просмотреть выполненные услуги, оплату, снимки и журнал назначений.

Рисунок 5.44 — Выполненное и оплаченное лечение – Журнал

При необходимости, сюда можно внести и новые назначения которые потооом можно увидеть и в журнале назначений врача.

История отказов (после записи)

В карточке пациента также формируются история его отказов от посещений после записи.

Рисунок 5.45 — Формирование списка отказов от посещений

Формирование отдаленных назначений

Программа позволяет устанавливать дату следующего приема,  в т.ч. отдаленного, с автоматическим контролем  этого назначения и своевременным напоминанием о нем. Для того чтобы записать пациента на прием через отдаленный промежуток (месяц-год и т.п.), пользователь должен внести запись о запланированном приеме в Журнал назначений. Для этого нужно открыть закладку «Журнал» карточки пациента и внести необходимую запись. Программа напомнит о поручении накануне события внутренним сообщением.

Рисунок 5.46 — Журнал отдаленных назначений и поручений

После записи о назначении в журнале, программа накануне напомнит пользователю о назначении – на внутреннюю электронную почту придет сообщение с напоминанием.

Рисунок 5.47 — Напоминание пользователю о поручении (или назначении)

 

Регистратура в «одном окне»

Система также позволяет в одном окне просмотреть расписание работы врачей за день, записать пациентов, сформировать квитанции и принимать оплаты.

Когда пациент придет на прием, нужно установить курсор на его квадрат с его записью, нажать правую кнопку мыши и выбрать «На лечении». В нижней части экрана появится форма для указания выполненных услуг ().


Рисунок 5.48 — Регистратура в одном окне

В верхней части окна можно увидеть расписание работы врачей за выбранный день (дата выбирается в левом верхнем углу в поле «Дата»).

Можно записать пациента на прием к врачу – выбрать из списка врача, в поле «Пациент» выбрать пациента, выбрать время приема – установив курсор на свободное время работы врача (желтый квадрат), и установить статус «запись» – для этого нажать правую кнопку мыши и выбрать «запись».

Рисунок 5.49 —Запись пациента на прием

Для указания выполненного лечения необходимо нажать кнопку «Добавить» в таблице «Выполненное лечение» и из появившегося списка услуг, выбрать выполненные. По умолчанию программа установит в поле «кол-во» цифру 1, но ее можно изменить от руки при необходимости. Также здесь можно установить скидку, которая будет действовать только на этот этап лечения – поле «Установить скидку» в правом нижнем углу она.

Для формирования квитанции нужно нажать кнопку «Лечение выполнено» в правом нижнем углу окна, программа сформирует квитанцию на оплату, которую можно увидеть в поле «Платежи» после оплаты нажать кнопку «Оплачено».

Для формирования квитанции нужно нажать кнопку «Лечение выполнено» в правом нижнем углу окна, программа сформирует квитанцию на оплату, которую можно увидеть в поле «Платежи» после оплаты нажать кнопку «Оплачено».

Рисунок 5.50 — Оплата

Для вывода квитанции на оплату нужно нажать кнопку «Печать квитанции». Программа выведет квитанцию в Word для печати ().


Рисунок 5.51 —Квитанция на оплату

Можно также распечатать приходный кассовый ордер, для этого нужно нажать на кнопку «Печать» в поле «Платежи».

Программа выведет ордер в MS Word, откуда его можно распечатать.

Рисунок 5.52 —Приходный кассовый ордер

Все эти операции попадут в кассовую книгу по кассе, которая будет указана в поле «Касса» формы «Платежи».

Оперативная корректировка расписания


Рисунок 5.53 — Расписание работы врачей


Рисунок 5.54 — Конфликты в расписании

 


Рисунок 5.55 — Корректировка расписания

Контроль загрузки стоматологических кресел


Рисунок 5.56 — Контроль загрузки стоматологических кресел

Рабочее место врача

 

Настройка справочников

 

Для автоматизации заполнения мед.карт и составления плана лечения нужно настроить справочники ():

  • Справочник услуг (прейскурант цен);

  • Справочник диагнозов;

  • Справочник жалоб;

  • Справочник прикусов;

  • Справочник видов заболеваний;
  • Справочник состояний слизистой;
  • Справочник внешнего осмотра;
  • Справочник плана обследования;
  • Справочник рентгеновских исследований;
  • Справочник объективных данных;

  • Справочник состояний зубов.

    В этом окне Вы можете выбрать период, за который хотите просмотреть расписание. Для этого нужно нажать кнопку (фильтр) на панели инструментов. Откроется окно фильтра, где Вы можете установить период, за который хотите вывести расписание на экран, можете установить как даты (с и по) так и выбрать полностью период (выбрав из выпадающего списка – месяц, год, день, неделя) и, если Вы выбрали эти признаки, то указать сколько месяцев (дней, недель) проставив соответствующую цифру в свободное поле ().

    Вы увидите на экране расписание за выбранный период. В левой части окна –даты, в правой – само расписание. В левой части окна нужно выбрать дату, на которую Вы хотите просмотреть расписание или записать пациента на прием (). В правой части окна: в шапке – часы приема, в боковике – врачи.

     


Рисунок 6.1 — Справочники для работы врача

Описание принципов заполнения этих справочников Вы можете найти в разделе 4 Регистрация и настройка программы, стр. 9.

После вышеперечисленных настроек врач может приступать к работе с программой.

Запись пациента на прием к врачу

Работа с пациентом начинается с записи его на прием к врачу. Для записи пациента на прием в программе существует несколько форм:

Окно программы «Регистратура» (меню «Пациент / Регистратура») – позволит открыть расписание как на текущий день, так и на любой другой день и записать пациентов на прием к врачу, открыть и заполнить дневник врача на выбранный день.

Окно программы «Расписание приема пациентов» (меню «Пациент / Расписание приема пациентов») – позволит выбрать период, просмотреть расписание за выбранный день и записать пациента на прием к врачу, открыть и заполнить дневник врача на выбранный день.

Окно программы «Расписание работы врачей» (меню «Пациент / Расписание работы врачей») – позволит просматривать расписание работы выбранного врача на любой период времени, записывать пациентов на прием, открыть и заполнить дневник врача на выбранный день.

Врачам мы рекомендуем использовать окно «Расписание приема пациентов».

Для того, чтобы записать пациента на прием, нужно открыть окно «Расписание приема пациентов». Для этого нужно выбрать раздел меню «Пациент / Расписание приема пациентов» ().


Рисунок 6.2 — Открыть окно «Расписание приема пациентов»

Откроется окно ().


Рисунок 6.3 — Расписание приема пациентов на день



Рисунок 6.4 — Установить фильтр для просмотра расписания за период

Примечание: Если Вы выбрали период из выпадающего списка, тогда даты, указанные в полях «С … по» никакой роли играть не будут, а в качестве фильтра будет использоваться период, выбранный в списке, начиная с текущей даты, причем длина периода будет определяться числом, указанным рядом с этим периодом.


Рисунок 6.5 — Расписание приема пациентов на день

Желтые квадратики – это свободное время врачей, красные – запись пациентов на прием к врачу, зеленый цвет – пациент пришел и находится на лечении, серый – лечение выполнено.

Ниже окна расписания отображается краткое описание выбранного этапа лечения, где можно указать примечания, выделить этап лечения цветом и указать причины отказа, если пациент отказался от лечения. Примечания и цвет будут отображены в расписании.

Чтобы записать нового пациента на прием, нужно выбрать свободное время, щелкнув по нему мышкой, нажать правую кнопку мыши и выбрать из выпадающего списка «Запись» (). Если Вам нужно записать на 2 или более часа, необходимо выбрать свободное время в расписании (желтые квадратики), нажать кнопку «Ctrl» на клавиатуре, и не отпуская ее, мышкой выделить необходимую продолжительность приема. После этого нажать правую кнопку мыши на выделенных клеточках (отпустив при этом кнопку «Ctrl») и выбрать «Запись».


Рисунок 6.6 — Запись пациента на прием к врачу

Откроется окно выбора пациента ().


Рисунок 6.7 — Выбор пациента из списка

Вы можете выбрать пациента. Для поиска нужного пациента нужно в поле поиска (вверху этой формы) набрать первые буквы фамилии пациента, после чего нажать на кнопку «Найти». Если же нужного пациента не окажется в списке, Вы можете быстро ввести его – для этого нужно нажать кнопку «Добавить» в левом верхнем углу этой формы. Откроется форма записи данных о пациенте ().



Рисунок 6.8 — Ввод сведений о пациенте

Примечание: Вам достаточно для начала ввести только ФИО пациента, а когда пациент придет на прием, заполнить полностью его карточку. По каждому пациенту карточка заполняется только один раз и далее она хранится в Вашей БД.

После того, как Вы ввели ФИО пациента, нужно нажать кнопку «Подтвердить» в нижней части окна, или «Отменить» – если Вы открыли это окно случайно. Новый пациент появится в списке пациентов () и курсор автоматически установится на новой записи (новом пациенте). Вам достаточно будет еще раз нажать кнопку «Подтвердить» и пациент будет записан на прием.


Отмена записи пациента

Если Вам нужно отменить прием пациента, нужно установить курсор на квадрат с записью пациента в расписании, щелкнув по записи мышью один раз, нажать правую кнопку мыши и выбрать «Отмена лечения».


Отказ пациента от приема (формирование истории отказов)

Программа дает уникальную возможность вести список отказов пациента от приема с возможностью фиксировать причины отказа. Для того, чтобы формировать такие списки, нужно выполнить следующее: при отказе пациента от приема, установить курсор на записи пациента, нажать правую кнопку мыши и выбрать «Отказ от лечения».

Примечание: «Отмена лечения» – это когда Вы ошибочно внесли запись. Отмена не попадает в историю отказов пациента, а «Отказ от лечения» формирует историю отказов пациента, которую можно просматривать для выявления недобросовестных пациентов, которые записываются на прием, а в последний момент отказываются от него.

Аналогичным способом Вы можете записывать пациента в задачах «Регистратура» и «Расписание работы врачей».

Медицинская карта стоматологического больного

Для формирования медицинской карты пациента нужно выбрать пункт меню «Пациент / Пациенты стоматологии».

В окне «Общие сведения» ввести личные данные о пациенте.

Далее пациента нужно записать на прием. Для этого нужно выбрать закладку «Запись» или записать пациента в окне «Регистратура», «Расписание приема пациентов» или «Расписание приема врачей» – используйте ту форму, которая Вам больше понравится.

Внимание: для того, чтобы начать заполнение мед.карты, нужно установить курсор на запись с пациентом, нажать правую кнопку мыши и выбрать «На лечении». В противном случае Вы сможете открыть карту больного, но редактировать текущий прием не сможете.

Для того, чтобы открыть мед.карту пациента нужно установить курсор на запись с пациентом в форме «Регистратура» (или «Расписание приема пациентов», «Расписание работы врачей») и дважды щелкнуть мышкой по записи. А можно просто установить курсор на квадрат с записью, нажать правую кнопку мыши и выбрать «Открыть в диалоговом окне», «открыть в отдельном окне» или «открыть в справочнике» ().


Рисунок 6.9 — Открыть медицинскую карту

Откроется медицинская карта, имеющая следующий вид ().


Рисунок 6.10 — Медицинская карта пациента

Медицинская карта содержит закладки (нижняя часть окна):

«Лечение / Дневник врача / Состояние зубов» – Описывается каждый зуб (поверхность) отдельно;

«Лечение / Дневник врача / Выполнение лечения» – Составляется по каждому зубу (поверхности) отдельно;

«Лечение / Первичное обследование» – Обследование полости рта;

«Лечение / План лечения общий» – Общий план лечения;

«Снимки» – Снимки и фотографии пациента;

«Журнал» – Для ведения записей на отдаленный прием, различных напоминаний, касающихся пациента;

«Запись пациента» – Врач может, находясь в карте пациента, записать его на следующие приемы.

Рассмотрим по отдельности каждую закладку.

Первичное обследование

Для ведения записей по осмотру полости рта нужно открыть закладку «Первичное обследование» ().


Рисунок 6.11 — Первичное обследование

Все поля могут заполняться от руки или с помощью выбора значений из справочника.

Правила выбора значений из справочника будут описаны на примере справочника «Жалобы».

Для добавления жалобы из справочника нужно нажать кнопку «Добавить» (три точки), расположенную справа от поля «Жалобы». Откроется следующее окно ().


Рисунок 6.12 — Выбрать жалобу из справочника

Достаточно щелкнуть мышью в квадратике слева от записи с жалобой – там появится галочка. После выбора нужных жалоб, нажать кнопку «Подтвердить».

Если нужной жалобы не оказалось в списке, а Вы хотите добавить новую жалобу в справочник, нужно нажать кнопку «Добавить», расположенную в левом верхнем углу данного окна (). В появившемся меню необходимо выбрать «Добавить «Жалоба» в корень» – если Вы хотите добавить основную запись, и «Добавить «Жалоба» / Добавить новый» – если Вы хотите добавить запись с жалобой в качестве подчиненной записи ().



Рисунок 6.13 — Добавить новую жалобу в справочник жалоб

Откроется поле для добавления новой жалобы ().


Рисунок 6.14 — Ввести наименование новой жалобы в справочник

После ввода новой записи необходимо нажать кнопку «Подтвердить», курсор автоматически установится на новой записи, еще раз нажать кнопку «Подтвердить» – новая запись появится в поле «Жалобы» мед. карты пациента.

Аналогичным образом заполняются все поля, имеющие справочники.

 

 

Описание зуба (поверхности)

Для описания отдельного зуба (поверхности) и составления плана лечения отдельно по каждому зубу (поверхности), Вы можете воспользоваться окном «Состояние зубов» (, закладка «Лечение / Дневник врача / Состояние зубов»).


Рисунок 6.15 — Описание зуба в мед.карте

Для описания зубов – выбираете зуб, который будете описывать, щелкнув мышью на выбранном зубе в зубной формуле, а затем поверхность зуба, щелкнув мышью радом с интересующей поверхностью. Далее в поле «Состояние зубов» нажимаете кнопку «Добавить». Откроется окно выбора состояний зуба ().



Рисунок 6.16 — Справочник «Состояния зубов»

Справочник этот настраиваемый – настраивается с помощью раздела меню «Справочники / Состояние зубов».

Для того чтобы отметить состояние зуба при осмотре, нужно выбрать из этого списка состояния, установив галочку рядом с нужной записью. После выбора состояний зуба нажмите кнопку «Подтвердить».

После этого, в квадрате с зубом появятся обозначения состояния зуба. Далее по зубу можно заполнить поля:

«Жалобы» – выбирается из справочника или заполняется от руки;

«Анамнез» – выбирается из справочника или заполняется от руки;

«Объективно» – выбирается из справочника или заполняется от руки, можно указать данные термотеста, перкуссии и зондирования, выбрав «+» или «-» в соответствующем поле;

«Диагноз» – выбирается из справочника или заполняется от руки;

«Рентген» – данные рентгеновского исследования выбираются из справочника или заполняются от руки.

Поле «Выполненное лечение» заполняется автоматически в соответствии с выполненным лечением по зубу, отмеченным на закладке «Выполнение лечения».

Составление плана лечения по отдельному зубу

После того, как Вы заполните данные о зубе в окне «Состояние зубов», можно переходить к составлению плана лечения по этому зубу. Для этого нужно выбрать закладку «Выполнение лечения» ().


Рисунок 6.17 — Выполнение лечения по зубу

Для добавления новых записей в план лечения по зубу, нужно нажать кнопку «Добавить». Программа автоматически будет добавлять поля с указанием выбранного зуба и поверхности. Вы можете изменить номер зуба при необходимости, но тогда на экране Вы будете видеть план лечения только по выбранному зубу, а общий план лечения можно будет посмотреть в окне «План лечения общий».

План лечения общий

Для составления или корректировки общего плана лечения нужно выбрать закладку «План лечения общий» ().


Рисунок 6.18 — План лечения общий

Окно предназначено для составления комплексного плана лечения по всем зубам и полости рта.

Для составления плана лечения, нужно выбрать кнопку «Добавить» в левом верхнем левом углу окна, появится новая строка, в которой Вы можете заполнить следующие поля:

  • № зуба – выбирается из списка;
  • Поверхность – можно выбрать весь зуб, или указать пораженную поверхность, выбирается из списка;
  • Диагноз – выбирается из справочника, для выбора нужно нажать кнопку «Добавить» в поле «Диагноз»;

  • Услуга – выбирается из справочника, для выбора нужно нажать кнопку «Добавить» в поле «Услуга»;

  • Цена – цену программа установит самостоятельно, исходя из данных, введенных в справочник услуг. Изменить значение поля в этом окне Вы не сможете;
  • Кол-во – программа автоматически устанавливает кол-во – 1. Вы можете изменить значение на любое другое;
  • Сумма – вычисляется программой автоматически. Это поле изменить Вы не сможете;
  • Выполнено – после выполнения услуги в поле «Выполнено» нужно установить галочку, щелкнув в поле мышкой;
  • Дата лечения – указывается дата выполнения лечения;

    К карточке пациента можно прикрепить любые графические изображения: фотографии «до» и «после» лечения, рентгенограммы, ортопантомограммы, отсканированные мед. документы и др. информацию с цифровых носителей. Для того, чтобы открыть окно хранения графических изображений, открывается закладка «Снимки».

    Фотографии и другие документы можно группировать по папкам, хранить и просматривать в любом удобном для пользователя виде (маленькие изображения, средние изображения, большие изображения), также каждое изображение двойным щелчком мыши выводится в программы просмотра медиа-файлов Windows и просматриваются в укрупненном виде.

Кнопка «Лечение выполнено», расположенная в нижнем левом углу окна, нажимается только после окончания выполнения лечения по текущему этапу. При этом может быть выполнена только часть из запланированных услуг. Остальные услуги будут автоматически перенесены в план следующего этапа.

Хранение снимков и фотографий в карте пациента

Для добавления новой папки снимков, или нового снимка, нужно нажать кнопку «Добавить / Добавить новый документ (или папку документов)» в верхней левой части окна ().


Рисунок 6.19 — Добавление снимков, фотографий и данных

Откроется окно для добавления новых снимков, где Вы можете указать название документа или папки документов ().


Рисунок 6.20 — Ввод наименования документа

После того, как Вы укажите наименование документа, нажмите кнопку «Подтвердить» – откроется окно ввода снимков и фотографий других исследований в карту пациента ().


Рисунок 6.21 — Добавление снимков, фотографий и данных

Для прикрепления снимка (снимков) или фотографий нажмите кнопку «Добавить фотографию». Откроется проводник Вашего компьютера, выберите диск и папку со снимками (фотографиями пациента). Данные прикрепятся к карте пациента ().



Рисунок 6.22 — Прикрепление фотографий к карте пациента

 

Журнал назначений врача

После того, как пациент прошел курс лечения, Вы можете отметить в Журнале назначений, когда пациента следует пригласить для профосмотра в клинику. Для этого нужно открыть окно «Журнал назначений» ().


Рисунок 6.23 — Журнал назначений

Поля «Идентификатор» (№ записи по пациенту), Дата, Автор, Лечащий врач и пациент – здесь заполняются автоматически (т.к. Вы на момент заполнения находитесь в карте определенного пациента).

Необходимо заполнить поля:

  • Тип записи – выбирается из списка;
  • Срок выполнения – дата предполагаемого назначения. После установки даты, программа за сутки до события пришлет сообщение (напоминание) в системе о запланированном назначении;
  • Признак выполнения – выбирается из списка;
  • Результат – заполняется от руки после выполнения назначения;
  • Список оповещения – нужно указать лиц, кому программа должна напомнить о запланированном назначении.

    На закладке «Общие сведения» описываются общие сведения и банковские реквизиты страховой компании ().

    На закладке «Страховые программы» описываются страховые программы, по которым клиника работает со страховой компанией ().

    Для каждой страховой программы может быть указана скидка и услуги, на которые распространяется действие страховой программы. Если не указано ни одной услуги, значит действие страховой программы распространяется на все услуги клиники.

    В карточке пациента можно указать один или несколько страховых полисов пациента (). Для каждого страхового полиса вводится его номер, указывается страховая компания, страховая программа и период действия полиса. Если указано несколько полисов, тогда система выберет для того или иного этапа лечения тот полис, период действия которого соответствует дате лечения.

    При указании выполненных услуг в плане лечения, стоимость услуг, которые оплачиваются страховой компанией, попадает в отдельную колонку (). При этом скидка также учитывается отдельно для услуг, оплачиваемых страховой компанией и услуг, оплачиваемых пациентом.

    В балансе пациента будут фигурировать только те суммы, которые оплачивает сам пациент.

    Для формирования счетов необходимо запустить соответствующую задачу из меню «Пациент / Формирование счетов» ().

    В верхней части экрана в полях фильтра необходимо выбрать страховую компанию, период, за который будет выписываться счет и нажать кнопку «Применить фильтр».

    Таблица в верхней части экрана наполнится этапами лечения за указанный период, которые должны быть оплачены выбранной страховой компанией. В таблицу попадают только те этапы лечения, по которым еще не были выставлены счета.

    Таблица в нижней части экрана наполняется списком уже выставленных счетов выбранной страховой компании.

    Для формирования счета необходимо нажать кнопку «Сформировать счет». В этом случае сформированный счет появится в нижней таблице, а верхняя очистится.

    Здесь же можно ввести фактическую сумму оплаты счета и сформировать необходимые выходные формы: Акт, Счёт, Счёт-фактуру. Формирование выходных форм осуществляется нажатием кнопки «Печать» в панели кнопок нижней таблицы.

    Просмотр счетов и формирование выходных форм осуществляется в задаче «Просмотр счетов». Запуск задачи осуществляется из меню «Задачи / Просмотр счетов» ().

    В верхней части экрана в полях фильтра необходимо выбрать страховую компанию, период, за который будут выбираться счета и нажать кнопку «Применить фильтр».

    Верхняя таблица наполнится списком счетов, а нижняя будет наполняться этапами лечения, по которым выписан выбранный счет.

    По выбранному счету можно получить выходные формы: Акт, Счёт, Счёт-фактуру (, , ).

    Формирование выходных форм осуществляется нажатием кнопки «Печать» в панели кнопок верхней таблицы.

    В системе предусмотрена возможность учета нескольких рабочих территорий (филиалов) клиники с указанием для каждой территории стоматологических кресел, в которых работаю врачи клиники.

    Ведение рабочих территорий и стоматологических кресел производится в справочнике «Стоматологические кресла», который запускается из главного меню «Справочники / Стоматологические кресла» ().

    На экране появляется форма редактирования справочника стоматологических кресел (). В левой части формы расположено поле для отображения списка рабочих территорий и кресел для каждой территории, в правой – форма редактирования выбранного кресла или территории.

    Примечание: Текст из поля «Сокращение» будет использоваться в режимах с ограниченным местом для вывода текстовой информации

    При настройке расписания имеется возможность сгруппировать расписания по рабочим территориям или по другим признакам (). Пользователь может сформировать древовидный список групп расписаний и в каждой группе создать произвольное количество расписаний.

    При настройке расписания для каждого врача указывается стоматологическое кресло, в котором он будет работать в соответствии с данным расписанием.

    Стоматологическое кресло выбирается из древовидного списка «Рабочие территории / Стоматологические кресла» () и однозначно определяет, в каком филиале будет работать врач по данному расписанию.

    В регистратуре и в других режимах отображения расписания в каждой ячейке отображается кресло, в которое производится запись или в которое записан пациент ().

    При необходимости можно произвести фильтрацию расписания по рабочей территории () и по креслу ().

    За сутки до назначенной даты записи пациента на прием сотруднику клиники, записавшему пациента, приходит сообщение о наступлении срока приема пациента.

    Оповещение о сроке выполнения назначения пациенту приходят за сутки до срока назначения. Оповещения приходят автору записи, врачу и всем, сотрудникам, указанным в списке оповещения при создании записи о назначении.

Список напоминаний врач может просмотреть потом в окне «Журнал назначений». Открыть окно можно с помощью меню «Пациент / Журнал назначений».

Работа со страховыми компаниями

Описание страховых компаний

Для организации работы со страховыми компаниями необходимо заполнить справочник страховых компаний. Справочник страховых компаний запускается из главного меню «Справочники / Организации / Страховые компании».


Рисунок 7.1 — Страховые компании


Рисунок 7.2 — Страховые программы

Описание страховых полисов пациентов


Рисунок 7.3 — Страховые полисы пациента

Учет страховых полисов при лечении пациента


Рисунок 7.4 — Учет суммы оплаты страховой компанией

Формирование счетов для выставления страховой компании


Рисунок 7.5 — Формирование счетов

Просмотр счетов


Рисунок 7.6 — Просмотр счетов



Рисунок 7.7 — Акт о выполненных работах


Рисунок 7.8 — Счет-фактура


Рисунок 7.9 — Счет

Кассовая книга

В программе формируется книга доходов и расходов (). Запуск задачи работы с кассовыми операциями осуществляется из меню «Пациент / Кассовые операции».


Рисунок 8.1 — Журнал кассовых операций

В кассовую книгу попадают данные об оплате лечения пациентами, а также в ней можно вести все записи по расходованию наличных средств, распечатывать приходный и расходный кассовые ордера (, ) и просматривать журнал кассовых операций за выбранный период.


Рисунок 8.2 — Приходный кассовый ордер


Рисунок 8.3 — Расходный кассовый ордер

Кроме того, из кассовой книги может быть распечатана квитанция на оплату стоматологических услуг () и «Квитанция – приходный ордер» ().


Рисунок 8.4 — Квитанция


Рисунок 8.5 — Квитанция – приходный ордер

Учет работы нескольких филиалов


Рисунок 9.1 — Запуск справочника территорий и кресел


Рисунок 9.2 — Справочник территорий и кресел


Рисунок 9.3 — Учет кресел в настройке расписания


Рисунок 9.4 — Выбор стоматологического кресла


Рисунок 9.5 — Отображение стоматологических кресел в расписании


Рисунок 9.6 — Фильтрация расписания по территории


Рисунок 9.7 — Фильтрация расписания по креслу

Отчетность и анализ работы клиники

Программа автоматически формирует различные отчеты. С помощью существующих фильтров можно сформировать любой отчет.

о работе врачей с учетом проведенных и оплаченных видов услуг,

о проведенных операциях,

о лечении по определенным видам нозологии.

По сформированным отчетам можно проводить аудит работы клиники за любой период времени.

С помощью существующих в программе фильтров можно сформировать следующие отчеты:

о работе врача (в поле «Врач» выбирается ФИО врача);

за период (поле «дата приема»);

сводный отчет за период (если не указывать врача);

по первичным пациентам (если проставить галочку в поле «первый прием»);

по разделу услуг (терапия, ортопедия и т.п.);

по определенной услуге (в поле услуга выбирается услуга из прайс-листа);

по диагнозу (в поле «диагноз» указывается интересующий диагноз);

по статусу (лечение выполнено, запланировано и т.п.);

по общей стоимости лечения (для выделения из списка наиболее платежеспособных клиентов);

по разовой сумме платежа;

по скидкам;

по пациентам;

просмотреть записи за любой период вперед (фильтр «дней до приема»);

по возрастам пациентов фильтр «дата рождения» «С» и «по».

Запуск задачи формирования аналитических отчетов осуществляется из меню «Пациента / Анализ».

Дополнительные возможности

Внутренняя электронная почта

Программа позволяет формировать внутренние сообщения: исходящие от руководителя сотрудникам, и, наоборот, входящие от сотрудников. Для этого в программе есть пункт меню «Внутренняя электронная почта».

Рисунок 11.1 — Внутренние сообщения

В сетевой версии это позволяет направлять сотрудникам друг другу различные сообщения (информацию о пациенте и т.п), к сообщению можно прикреплять различные файлы.

Рисунок 11.2 — Формирование сообщения

Также можно высылать напоминания самому себе (в локальной версии) – если составить себе несколько сообщений, то при открытии программы в правом верхнем углу будет мигать сообщение.

Телефонный справочник

Программа позволяет также вести телефонный справочник пользователя, куда можно вносить контактные данные партнеров ().


Рисунок 11.3 — Телефонный справочник

Телефонный справочник формируется по данным, введенным в справочнике организаций на закладке «Контактные лица» (), но корректировку этих данных можно производить непосредственно в телефонном справочнике.


Рисунок 11.4 — Контактные лица организации

Оповещения

В системе предусмотрена возможность автоматического формирования следующих оповещений:

Оповещения о днях рождения пациентов;

Оповещения о сроке приема пациента;

Оповещения о сроке выполнения назначения паиценту.

Если Вам пришло сообщение или автоматическое оповещение, в правом нижнем углу экрана начинает мигать иконка программы, а в правом верхнем углу программы начинает мигать кнопка с информацией о полученных сообщениях с указанием количества сообщений ().


Рисунок 11.5 — Контактные лица организации

Для перехода к списку сообщений необходимо щелкнуть «мышью» на кнопки с информацией о новых сообщениях.

Оповещения о днях рождения пациентов

Напоминание о днях рождения происходит за 5 дней, за день и в день рождения пациента ().


Рисунок 11.6 — Входящие сообщения

Напоминания о днях рождения приходят руководителю, администратору и регистратору клиники.

Оповещения о сроке приема пациента

Оповещения о сроке выполнения назначения пациенту