1. Общие вопросы по автоматизации стоматологии

Зачем нужна автоматизация клиники и что она дает?

Что дает автоматизации клиники?

Очевидный вопрос, который может возникнуть при обсуждении предложений по автоматизации, звучит примерно так: «Зачем нам автоматизировать работу регистратуры, вести электронные истории болезней, компьютерные расчеты с пациентами? У нас небольшая клиника, стабильная клиентская база, известен примерно и объем медицинских услуг, что нам даст автоматизация? Сотрудники и так знают, что им делать. Для внедрения системы потребуются затраты на компьютеры и программное обеспечение. Поэтому обойдемся без автоматизации».

Иногда эта точка зрения кажется бесспорной, особенно, если прислушиваться к мнению отдельных сотрудников, которым придется осваивать новую технологию, работать в более прозрачном режиме, и, как они считают, нести дополнительную нагрузку. Но при более широком взгляде на проблему, учитывая интересы руководства и собственников клиники, обнаружатся значимые аргументы в пользу автоматизации.

Начнем с того, что автоматизированные системы управления обеспечат устранение типовых недостатков в традиционных, «бумажных» схемах работы. Приведем некоторые из них, сгруппировав их соответственно, на преимуществах, получаемых руководителем, врачами и администраторами клиники, при работе с программой автоматизации.

Затруднения и потери в работе врача

Врач, как кажется на первый взгляд, находится не близко от процессов автоматизации, однако, например, можно и нужно учитывать следующие факторы:

  • План лечения пациента не составляется и не представляется для ознакомления пациенту, в итоге пациент, заплатив за первый прием сумму, которую он не планировал, не возвращается в клинику, т.к. не знает, во что ему это обойдется
  • Заполнение истории болезни вручную занимает много времени и сил, от этой работы врач часто устает больше, чем от профессиональной деятельности
  • Ручное составление отчетов о выполненных услугах ведет к тому, что цифры в отчете врача и регистратора о выполненных услугах пациента могут различаться
  • Затрачивается большое время на поиск сведений о проведенном пациенту лечении (нужно найти мед.карту, просмотреть все записи, снимки и рентгенограммы предыдущих периодов)

Эффективность (факторы ценности) программы

В совокупности, указанные выше предпосылки позволяют обеспечить повышение эффективности работы стоматологической клиники, что будет проявляться в следующих показателях:

  • Снижение средних издержек на обслуживание пациентов
  • Более оперативное обслуживание пациентов
  • Рост отдачи от маркетинговых программ
  • Совершенствование методов планирования и управления клиникой
  • Повышение качества медицинских услуг
  • Улучшение коммуникаций внутри клиники
  • Повышение культуры менеджмента в клинике
  • Обучение и обмен опытом между сотрудниками
  • Накопление и анализ статистики работы клиники

Типовые «узкие места» в работе руководителя клиники

Существует такой взгляд у руководителей (собственников) стоматологических клиник, что если и надо внедрять программы автоматизации, то это нужно, прежде всего, администратору, чтобы ему было удобно работать. Но основным «выгодоприобретателем» от автоматизации является сам руководитель. Укажем несколько таких факторов.

  • Невозможно проследить загруженность кресел с помощью ручного расписания – руководителю некогда листать журналы с записями, и подсчитывать статистику посещений и работы врачей
  • При начислении заработной платы руководитель собирает вручную часто противоречивые сведения от врача и от регистраторов, для проверки нужно просмотреть кассовую книгу, которая также ведется вручную, поэтому приходится верить отчетам сотрудников без проверки
  • Трудности в разработке, апробации и выборе наиболее эффективных мотивационных схем для персонала клиник, главным образом, из-за ручной учетной и контрольной работы, выполняемой на бумаге
  • Врачи не всегда заполняют истории болезни пациента, хотя отвечает за заполнение карт руководство клиники, которое при ручном режиме не может полностью отследить заполнение историй болезни по всем пациентам
  • Руководителю сложно оценить реальное соответствие оказанных услуг установленным стандартам на медицинское обслуживание
  • Невозможность вести статистическую и аналитическую работу, быстро просмотреть, какие услуги наиболее востребованы, как клиника отработала за тот или иной период, и т.д., поскольку вручную это сделать очень трудно
  • Ошибки и искажения в оценке эффективности рекламных кампаний, поскольку регистраторы не ведут “ручные” журналы учета рекламы или ведут номинально, вписывают «задним числом», по какой рекламе сколько было обращений, что легко можно устранить с помощью автоматизации
  • ……………………………………………………………………………………………

Далее, автоматизация клиники действительно необходима для разгрузки и облегчения работы регистраторов и врачей, которые будут больше времени уделять пациентам и совершать меньше ошибок.

Наконец, сотрудники регистратуры и врачи представляет собой лицо клиники, которое видят пациенты, поэтому, в целях развития бизнеса желательно, чтобы это лицо представлялось внешнему миру в контексте современных информационных технологий и в совершенстве владело ими.

И это еще далеко не полный список недостатков, потерь и проблем в организации деятельности и управлении стоматологическими клиниками, которые можно исключить, не допустить или серьезно ослабить, если использовать средства автоматизации на основе системы АМ-Стоматология.

Совершенствование работы регистратуры

При переходу к автоматизации наиболее очевидные преимущества конечно, проявляются в работе регистратуры стоматологической клиники.

  • Возникают ошибки при записи пациентов на прием, в ручном журнале трудно обеспечить хорошую читаемость записей
  • Большое время затрачивается при записи пациентов на прием из-за поиска в «бумажных» журналах подходящих интервалов
  • Долго разыскиваются или теряются бумажные истории болезней пациентов, так что это обнаруживается только в момент поиска документов
  • Пациент не явился на прием, т.к. он забыл о назначенном приеме, а регистратор его не предупредил заранее
  • Работник регистратуры забывает записать, а потом пригласить пациента на проф.осмотр после окончания лечения
  • При записи пациентов на совместный прием к двум специалистам затрачивается много времени из-за ручного поиска в расписаниях врачей
  • Раздражающе длительная ручная подготовка документов на первичного пациента (договор обследования, договор лечения, анкета, информированное согласие, медицинская карта)
  • Бумажные журналы расписаний, проф. осмотров иногда просто теряются, а дубликатов журналов не ведется
  • При сдаче смен необходимо передать по смене различную информацию, что в условиях реальной работы трудно сделать на бумаге или устно, в итоге часть важной информации теряется и качество услуг снижается

Этапность освоения программы АМ-Стоматология

Этапность освоения

Для того, чтобы уверенно освоить программу и начать использовать АМ-Стоматология в клинике, хорошо ознакомиться с программой, принять обоснованное решение о её применении, обучить сотрудников и обеспечить профессиональное сопровождение системы, и при этом не переплачивая в розницу за россыпь дополнительных функций и модулей (как иногда предлагается), не приобретая «кота в мешке», мы предлагаем прозрачный подход, состоящий из нескольких этапов.

Первый этап

На первом этапе следует оценить возможности и основные функции программы АМ-Стоматология по описанию на этом сайте, которое сопровождается соответствующими экранными формами и видеоматериалами. Если возникнут вопросы – обращайтесь в контактную форму на главной странице, письмом на info@auto-management.ru или по телефону (495) 922-18-21, можем организовать “живую” демонстрацию системы через Интернет. Если система Вас заинтересует – переходите ко второму или сразу к третьему этапу.

Второй этап

На втором этапе, для углубленного освоения и оценки применения в конкретных условиях Вашей клиники, Вы можете скачать, установить и апробировать демо-версию системы АМ-Стоматология. Демо-версия представляет собой полнофункциональную программу с единственным ограничением — на срок действия в 30 дней. Вы можете использовать ее во всех интересующих режимах как для оценки возможностей программы, так и для практической работы, например, для формирования электронной картотеки пациентов. При этом за введенные данные можно не беспокоиться, они не пропадут. Здесь мы готовы бесплатно оказывать все необходимые консультации по системе.

Третий этап

На третьем этапе, когда Вы получили определенное представление о программе, можно выделить несколько шагов, позволяющих последовательно и не совершая каких-либо системных ошибок, автоматизировать Вашу клинику:

  • Во-первых, на основании прайс-листа, во взаимодействии с Вами,с учетом имеющейся компьютерной базы, а также Ваших требований и пожеланий, мы подготовим и направим Вам коммерческое предложение по автоматизации, в котором будет определена конфигурация системы и прописаны все основные этапы и особенности этой работы.
  • Во-вторых, когда Вы примете решение о приобретении и оплатите выбранную конфигурацию программы и соответствующие услуги, мы поможем быстро и правильно установить, запустить и настроить систему АМ-Стоматология на условия Вашей клиники.
  • Далее, в случае, если заказчик планирует автоматизировать многофилиальную сеть клиник, то ему следует рассмотреть варианты применения системы АМ-Стоматология в распределенном и централизованном режиме.
 Четвертый этап

На четвертом этапе будет необходимо обеспечивать надежное, профессиональное сопровождение системы АМ-Стоматология, своевременно обновлять версии программного обеспечения, вводить по запросу заказчика новые функции, давать необходимые советы и консультации, обучать новых сотрудников, а также помогать заказчику полнее освоить систему и поддерживать высокий уровень ее использования.

Именно на этапе эксплуатации заказчик начнет получать отдачу от системы, с помощью системы быстрее и точнее обнаруживать и устранять «узкие места» и потери в работе клиники, наращивать клиентскую базу, вводить и объективно оценивать действенность различных мотивационных схем, получать аналитические отчеты (по врачам, услугам, пациентам,…), оценивать маркетинговые программы, использовать другие возможности АМ-Стоматология для систематического повышения эффективности работы стоматологической клиники.

2. Установка и запуск программы АМ-Стоматологии

Какие компьютеры необходимы для работы АМ-Стоматология?

В состав компьютерного оборудования, необходимого для работы АМ-Стоматология, входят сервер, рабочие (клиентские) места пользователей и сетевое оборудование.

Рекомендуемые требования к серверу

  • PC – совместимый компьютер
  • Процессор – Intel Core i7 4-х ядерный, с тактовой частотой 3 ГГц и выше
  • Объем оперативной памяти – не менее 8 Гб
  • Свободная память на дисковом накопителе не менее 100 Гб
  • Сетевая карта Ethernet или Wi-Fi с пропускной способностью не менее 100 Мбит
  • Windows Server 2008 или выше
  • СУБД MS SQL 2008* или выше

* — В комплект поставки программы АМ-Стоматология входит бесплатная версия СУБД MS SQL Server Express Edition. При её использовании накладывается ограничение на размер базы данных — до 4-х Гб. Скорость заполнения базы данных зависит от условий и интенсивности использования. Для справки, в базе размером 4 Гб можно сохранить около 7000 фотографий в формате .jpg с разрешением 1600×1200 либо около 3000 документов в формате MS Word длиной в 20 страниц.

Обычно в сетевом варианте производительность этой версии исчерпываются в течение одного — двух лет после начала работы, что зависит от числа рабочих мест в сети клиники. После чего возможны (но не обязательны) некоторые задержки и замедление выполнения отдельных функций системы. В этом случае, а также при необходимости сохранения большего объема информации, соответствующая лицензионая версия СУБД MS SQL, расширяющая объем доступной базы данных за пределы 4-х Гб,  докупается отдельно, что восстанавливает время отклика системы.

Рекомендуемые требования к клиентскому компьютеру или автоматизированному рабочему месту

  • PC – совместимый компьютер
  • процессор – Intel Core 2 Duo с тактовой частотой 2,0 ГГц и выше
  • объем оперативной памяти – не менее 4 Гб
  • свободная память на дисковом накопителе – не менее 100 Гб
  • Сетевая карта Ethernet или Wi-Fi с пропускной способностью не менее 100 Мбит
  • операционная система – Windows, XP, Vista,  Windows 7, Windows 10
  • MS Office

Требования к сети

При работе в локальной сети пропускная способность для сервера и клиентов должна быть не менее 100 Мбит. При работе через интернет необходимая пропускная способность не менее 2 Мбита. Работа через интернет в режиме «тонкого клиента»  (установка системы только на одном центральном сервере, без необходимости установки  программы на каждом АРМ) обеспечивается посредством организации терминального доступа к серверу.

3. Работа с программой АМ-Стоматология

Как создать резервную копию БД программы АМ-Стоматология

Защита информации в компьютерных системах является критически важным фактором для успешной эксплуатации. Одним из методов защиты данных является создание резервной копии базы данных программы АМ-Стоматология. В зависимости от интенсивности использования программы, от количества пациентов, которые учитываются системой, от объема уже накопленной информации, рекомендуется регулярно копировать базу данных на резервный накопитель, например, на внешний диск, и делать эту процедура не реже одного раза в неделю в первый период автоматизации, а в последствии и чаще.

Инструкция по созданию резервной копии БД.

Создание резервной копии БД